個人情報保護制度について

　海老名市では、平成9年に海老名市個人情報保護条例を制定し、個人情報の取扱いの基本的事項を定め、個人の権利利益の保護を図るとともに、市政の公正かつ適正な運営に努めてきました。
平成17年には、市が保有している個人情報のより適切な取扱いと自己の個人情報に対する関与をより明確にするため、同条例の改正を行い、個人情報保護制度を運用してきました。

　「個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）」が改正され、令和5年4月1日から、海老名市を含む地方公共団体における「個人情報保護制度」は、これまでの『条例』ではなく、全国共通のルールとして、『法律』によるものになりました。

　個人情報保護法の詳細については、国の個人情報保護委員会のwebサイトをご覧ください。（関連情報にリンクがあります。）

 

主な変更点について

開示請求方法

• 本人、未成年者・成年被後見人の法定代理人だけでなく、本人が委任した任意の代理人も開示請求ができるようになりました。
• 郵送で請求ができるようになりました。
• 開示請求書などの様式が新しくなりました。

開示請求の決定期間

開示の可否の決定期間は、14日から30日に、延長期間は46日から30日に変わりました。

合計の日数は60日で変わりません。

個人情報ファイル簿の作成・公表

市で保有している個人情報の利用目的や項目などを記載した「個人情報ファイル簿」について、国で定める対象者1,000人以上の基準に関わらず、作成をし、公表します。

詳細は、以下の「個人情報ファイル簿について」をご覧ください。

個人情報保護制度の主な内容

個人情報とは

生存する個人の情報であって、次に該当するものをいいます。

1. 特定の個人が識別できるもの
   （具体例　氏名、顔写真、住所や生年月日（氏名と組み合わせた場合）など）
2. 個人識別符号が含まれるもの
   （具体例　マイナンバー、運転免許証番号、指紋認証データなど）

要配慮個人情報とは

本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして定められた以下の個人情報をいいます。

1. 人種
2. 信条
3. 社会的身分
4. 病歴
5. 犯罪の経歴
6. 犯罪により害を被った事実
7. その他政令で定めるもの（心身の機能の障がい、健康診断の結果、医師などによる指導・診療・調剤、刑事事件に関する手続、少年保護事件に関する手続）

対象となる市の機関

対象となる市の機関（実施機関）は次のとおりです。

• 市長
• 教育委員会
• 選挙管理委員会
• 監査委員
• 農業委員会
• 固定資産評価審査委員会

※議会は対象外となり、別途議会独自の条例により個人情報保護制度を運用します。

手数料について

手数料は無料です。

ただし、写しの交付は、実費として白黒印刷については1面につき10円、カラー印刷については1面につき50円が必要です。

個人情報の開示請求について

開示請求できる人は

個人情報の本人に限ります。

ただし、未成年又は成年被後見人の法定代理人及び本人委任による代理人（任意代理人）も請求が可能です。

法定代理人が開示請求をする場合

• 　法定代理人本人の本人確認書類を提示又は提出してください。
• 　法定代理人であることを証明する開示請求の前30日以内に作成されたもので、戸籍謄本、戸籍抄本、成年後見登記の登記事項証明書、家庭裁判所の証明書などの書類を提示又は提出してください。ただし、原本に限ります。

任意代理人が開示請求をする場合

　委任状（開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。複写物は認められません。）を提出してください。また、以下のものを併せて提出してください。

1. 委任者の実印が押印された委任状及び委任者の印鑑登録証明書（開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。）
2. 委任者の運転免許証や個人番号カードなど、本人に対し1つに限り発行される書類の写し

請求方法は

開示請求書を直接、申請窓口である文書法制課へ提出してください。（郵送希望の場合は、以下の「郵送による開示請求の場合」を御確認ください。）

請求書を提出する際には、以下の本人確認書類により、本人であることを確認させていただきます。

本人確認書類とは

　開示請求をする者の氏名及び住所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、個人番号カードなどの書類であって、本人であることを確認できるもの

※　どのような書類が本人確認書類に当たるのか分からない場合や、これらの本人確認書類の提示又は提出ができない場合は、文書法制課へ事前にご相談ください。
 

郵送による開示請求の場合

　上記の本人確認書類を複写機により複写したものに併せて、開示請求をする者の住民票の写し（ただし、開示請求の前30日以内 に作成されたものに限ります。）を提出してください。
　なお、個人番号カードを複写機により複写したものを提出する場合は、表面のみ複写してください。 また、住民票の写しに個人番号の記載がある場合、黒塗りしてください。

※　住民票の写しが提出できない場合は、文書法制課に事前にご相談ください。

開示請求書などの様式

　下にある添付ファイルをご覧ください。

開示決定の期限は

原則として、請求のあった日の翌日から起算して30日以内に決定し、通知します。

事務処理上の困難その他正当な理由がある場合は、30日以内に限り延長する場合があります。

個人情報ファイル簿について

　個人情報保護法により、1,000人を超える方の個人情報を取り扱う個人情報ファイルについて、「個人情報ファイル簿」の作成及び公表が義務付けられています。
　また、海老名市では、1,000人未満についても、「条例個人情報ファイル簿」として作成及び公表をします。
　これに伴い、同様な役割を担う「個人情報取扱事務登録簿」は、令和5年3月末をもって廃止します。

個人情報ファイルとは

市が保有する個人情報の集合体であって、次の1又は2のものをいいます。

1. 　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの（電子計算機処理に係る個人情報ファイル）
2. 　一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述などにより特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

個人情報ファイル簿とは

　保有している個人情報ファイルの名称、利用目的、記録項目などの個人情報ファイルに関する概略を記載した帳簿です。

個人情報ファイル簿の公表

各課の個人情報ファイル簿は以下のとおりです。

• 個人情報ファイル簿（市長室分） （PDF 287.5KB）
• 個人情報ファイル簿（財務部分） （PDF 572.7KB）
• 個人情報ファイル簿（市民協働部分） （PDF 235.5KB）
• 個人情報ファイル簿（保健福祉部分） （PDF 648.8KB）
• 個人情報ファイル簿（経済環境部分） （PDF 382.3KB）
• 個人情報ファイル簿（まちづくり部分） （PDF 711.7KB）
• 個人情報ファイル簿（会計課分） （PDF 40.5KB）
• 個人情報ファイル簿（消防本部分） （PDF 101.9KB）
• 個人情報ファイル簿（教育部分） （PDF 345.9KB）
• 個人情報ファイル簿（行政委員会などの分） （PDF 170.2KB）

個人情報保護制度の運用状況について

• 令和2年度個人情報保護制度運用状況 （PDF 26.0KB）
• 令和3年度個人情報保護制度運用状況 （PDF 56.9KB）
• 令和4年度個人情報保護制度運用状況 （PDF 25.7KB）